Prendi l’ultima email che hai scritto a un collega. Quella che comincia con “Gentile Marco, spero che tu stia bene e che la settimana sia iniziata nel migliore dei modi”. Adesso cerca la frase che serviva davvero.

Nell’email d’esempio che abbiamo messo nel nostro calcolatore, su 84 parole ne lavorano 4: “rivedere la slide 4”. Tutto il resto è contorno. Formule di rito, copie per conoscenza a chi potrebbe obiettare, un “mi permetto di suggerire, qualora lo ritenessi opportuno”, un allegato che si chiama presentazione_v3_definitiva_OK.pptx. Scriviamo come in un ufficio protocollo anche al collega della scrivania accanto.

Il guaio arriva dopo, quando fai il conto. Una sola email così costa pochi minuti. Il costo vero sta nell’abitudine, moltiplicata per ogni persona, ogni giorno, ogni anno.

Secondo una ricerca di McKinsey del 2012 sui lavoratori d’ufficio statunitensi, circa il 28% della settimana lavorativa se ne va in email. È un valore di partenza, il tuo sarà diverso, ma facciamo un esempio. Un’azienda di dieci persone con una RAL media di 32.000 euro: il costo aziendale è intorno ai 44.800 euro a testa. Al 28%, sono circa 125.000 euro l’anno. È come avere quasi tre persone a tempo pieno che fanno solo email.

E la fattura non finisce qui, perché ogni email porta con sé altri costi che non si vedono in busta paga.

Il tono si fraintende. Chi scrive è convinto che il proprio tono arrivi. Negli esperimenti di Kruger ed Epley del 2005, chi scriveva pensava di essere capito quasi 8 volte su 10, chi leggeva ci riusciva poco più di 5. Ogni frainteso genera un’altra email.

Ogni lettura interrompe un lavoro. Gli studi di Gloria Mark sulle interruzioni mostrano che tornare davvero concentrati richiede molti minuti, ben più del tempo speso a leggere.

Le copie si moltiplicano. Un’email a sei persone costa sei letture, anche quando serviva a una sola.

Ora, la tentazione di ogni CEO è cambiare strumento. Via la posta, dentro la chat. Ti anticipo come va a finire: il caos si sposta dalla casella alle notifiche, e hai pagato la licenza per ritrovarti nello stesso posto. Il tempo si recupera decidendo come ci si parla.

Da dove si comincia, in concreto:

  • Cosa va dove. Email per l’esterno e per le decisioni formali, chat per le domande rapide, commenti direttamente sui file per le revisioni.
  • Chi approva cosa. Ruoli decisi prima, così nessuno scrive tre paragrafi per spiegare chi deve validare e in che ordine.
  • Meno destinatari, meno giri. In copia solo chi deve agire, revisioni in parallelo e al massimo due giri.

Per questa settimana basta un esperimento: scrivi un’email con un solo messaggio e metti in copia solo chi deve fare qualcosa. Poi guarda quante risposte ti arrivano, e quanto sono più corte.

Se vuoi sapere quanto costa alla tua azienda, prova Un caro saluto. Molto caro.: tre numeri, venti secondi, nessun dato raccolto. Se invece vuoi ridisegnare insieme le regole di comunicazione del tuo team, scopri come lavoriamo o scrivici.

Per approfondire nel Glossario delle dinamiche di team: la voce Cultura delle email.