Per comunicare il welfare ai dipendenti conviene raccontarlo per situazioni di vita, nel momento in cui serve, con un nome riconoscibile e in un luogo che le persone guardano ogni giorno. Una mail di lancio, un portale e un allegato in PDF fanno arrivare l’informazione a chi la cercava già. Tutti gli altri la perdono per strada.
Se hai un welfare con molti benefit e pochi utilizzatori, probabilmente hai un problema di comunicazione. La buona notizia è che si risolve con un lavoro piccolo e concreto.
Perché i benefit restano inutilizzati?
I benefit restano inutilizzati quando chi dovrebbe usarli non li conosce, non sa come attivarli o non li collega a un bisogno suo. Succede per un motivo semplice: il messaggio viene scritto dal punto di vista dell’azienda (“abbiamo attivato il piano X con il fornitore Y”) e non dal punto di vista della persona (“quando nasce tuo figlio, ecco cosa puoi fare”).
Succede anche per una questione di tempo. Una mail arriva in mezzo ad altre quaranta, e il tema “welfare” non ha un’urgenza. È la dinamica che il glossario chiama cultura delle email: tutto passa dalla posta, quasi nulla si ricorda.
Come si comunica il welfare ai dipendenti?
Sette scelte concrete, in ordine di importanza:
- Dai un nome al welfare. Un nome corto, pronunciabile, che appartiene a voi. “Piano welfare” non lo ricorda nessuno.
- Racconta per situazioni di vita. Il primo giorno, il primo figlio, la casa nuova, il periodo di fatica, il momento di crescita. Ogni benefit collegato alla situazione in cui serve.
- Scegli il momento giusto. Il benefit va comunicato quando serve, non quando lo hai attivato tu.
- Usa una voce umana. Il messaggio parte dal titolare o dal responsabile, scritto come si parla, senza il linguaggio del fornitore.
- Rendi facile il primo passo. Una riga che dice cosa fare, a chi chiedere, in quanto tempo.
- Porta il messaggio in un oggetto. Un biglietto, una cartolina, un foglio nel kit di benvenuto restano sulla scrivania.
- Ripeti. Una nota breve, ripetuta nelle situazioni giuste, tiene vivo il racconto.
Come si riscrive un benefit come situazione di vita?
Un esempio inventato per mostrare il passaggio. Prima: “Convenzione con le palestre del territorio, accesso tramite portale.” Dopo: “Quando la giornata ti ha mangiato tutta l’energia, due palestre a dieci minuti dall’ufficio ti aspettano. Al banco dici il nome dell’azienda e sei dentro.” Stesso benefit, un’altra persona che lo legge. Nel secondo caso c’è una scena, un bisogno e un gesto da fare.
Quali strumenti funzionano meglio?
Gli strumenti fisici e quotidiani battono quelli digitali perché non competono con la posta. Un Welcome Kit che presenta il welfare il primo giorno, un racconto illustrato per situazioni di vita, adesivi e quadretti che ricordano un benefit negli spazi di lavoro: sono gli Osmosetti con cui applichiamo l’Impollinazione Culturale ai messaggi aziendali.
Un esempio concreto è il caso UniCredit: un sistema di welfare ampio, percepito come frammentato e poco conosciuto, diventa un racconto unico e personale, costruito attorno ai momenti di vita dei dipendenti.
Come si misura se la comunicazione funziona?
Con tre domande, a tre mesi dal lancio:
- Quante persone sanno nominare almeno tre benefit?
- Quante lo hanno attivato?
- Quante lo hanno usato almeno una volta?
Se la prima cifra è bassa, il problema è il messaggio. Se la seconda è bassa, il problema è il percorso di attivazione. Se la terza è bassa, il benefit non risponde a un bisogno vero e va rivisto con le persone.
Da dove si comincia?
Scegli un solo benefit, quello che oggi usano meno persone, e riscrivilo come una situazione di vita in tre righe. Poi mettilo dove le persone passano ogni giorno. Se vuoi costruire un sistema di messaggi che funzioni per tutto il welfare, trovi come lavoriamo nella pagina comunicazione interna, oppure scrivici.
Per approfondire nel Glossario delle dinamiche di team: la voce Cultura delle email.